5 Vorteile und Nachteile von Cloud-Speicher für KMU
Bei jeder Art von Plattform gibt es Vor- und Nachteile welche bei der Entscheidung, ob diese Ihrem Geschäft einen Mehrwert bieten, abgewogen werden müssen. In diesem Beitrag betrachten wir 5 Vorteile und die zum Teil damit verbundenen Nachteile, was Cloud-Speicher für ein Unternehmen bringen kann.
Was ist Cloud Speicher genau?
Ganz kurz ein Exkurs, was überhaupt als Cloud-Speicher bezeichnet wird. Erstens gibt es Cloud-Speicher als Sync und Share Plattform. Diese ergänzt Ihre aktuellen Arbeitsprozess mit der Bequemlichkeit der Cloud. Zweitens gibt es Cloud-Speicher als virtuelles Laufwerk. Natürlich können diese zwei Speicher Lösungen auch miteinander kombiniert werden. Auf die Unterschiede sowie die Vorteile und Nachteile der Sync und Share Plattform vs dem virtuelles Laufwerk gehen wir jetzt ein. Anschliessend kommen die Vorteile und Nachteile von Cloud-Speicher vs konventionellen Speicher.
Als Sync und Share Plattform
Cloud-Speicher als Sync und Share Plattform integriert kopiert alle Daten vom Desktop automatisch auf den Speicher Server. Dies hat den Vorteil, dass die Daten im Unternehmensspeicher automatisch mit allen Benutzer-Desktops und Mobilen Geräten synchronisiert werden. Die Sync und Share Plattform erlaubt das einfache Versenden von Upload oder Download Links zu grossen Dateien via Mail oder anderer Chat Software. Benutzerzugriffsberechtigungen für Dateien, Ordner Schutz und ein Schutz von übertragenen Dateien durch Verschlüsselung. Des Weiteren bietet der Cloud-Speicher als Sync und Share Plattform dem Benutzer eine Sicherheit vor Datenverlust, Dateiversionierung und bei einigen Anbietern auch optionales Viren-Scanning.
Als virtuelles Laufwerk
Als virtuelles Laufwerk eingebunden braucht der Cloud-Speicher keinen Speicherplatz auf dem System. Dies ist besonders praktisch bei Computern mit ganz wenig Speicherplatz. Um den Speicher in ein System einzubinden gibt es diverse Technologien. Z.B. WebDAV, Windows Share (SMB), Samba oder proprietäre Client Software (z.B. OneDrive, SeaDrive). Ein Nachteil welcher alle virtuellen Laufwerke gemeinsam haben, ist das alle eine konstante Internetverbindung benötigen und das Öffnen von Dateien komplett von der vorhandenen Internetgeschwindigkeit abhängt.
Von den verschiedenen aufgezählten Möglichkeiten sollte Cloud-Speicher am besten via einen proprietären Clienten eingebunden werden. Denn dieser hat gegenüber von Windows Share oder WebDAV folgende Vorteile.
Bei einem Verlust der Internetverbindung kann weiterhin auf die Ordner und zwischengespeicherten Dateien zugegriffen werden, auch wenn es keine Netzwerkverbindungen mehr vorhanden ist. Ihre Änderungen werden auf den Server hochgeladen, nachdem das Netzwerk wieder zugänglich ist. Ausserdem gibt es keine Netzwerkverzögerung beim Durchsuchen von Ordnern, da Dateilisten während der Initialisierung geladen und periodisch synchronisiert werden und keine Netzwerkverzögerung, wenn Sie Dateien oder Ordner verschieben, löschen oder neue Dateien oder Ordner erstellen. Zudem funktioniert das Lesen von Dateien wie „Streaming“. Sie lesen Dateiinhalte, während die Inhalte vom Server heruntergeladen werden. Dadurch wird die Verzögerung beim Öffnen von Dateien verringert und Filme müssen nicht zuerst komplett heruntergeladen werden.
5 Vorteile von Cloud Speicher für ein KMU
Ursprünglich eher für den privaten Gebrauch gedacht, tritt Cloud-Speicher für Unternehmen in die Fussstapfen personenbezogener Technologien, die für geschäftliche Zwecke angepasst wurden. Viele Unternehmen können von umfassenden Cloud-Diensten profitieren – gehostete Anwendungen, Infrastructure as a Service und mehr – der Übergang in die Cloud beginnt oft mit dem Bedarf an Datenspeicherung.
Alles, was Sie in Ihrem Büro benötigen, ist ein Computer und eine Internetverbindung. Ein Grossteil Ihrer Server-Hardware wird nicht mehr erforderlich sein, was physischen Platz spart und die Notwendigkeit von Wartung und Aufmerksamkeit der Mitarbeiter eliminiert. Ihr Cloud-Speicher-Anbieter wird Ihre Lösung warten, verwalten und unterstützen. Dadurch werden Mitarbeiter entlastet, die ansonsten die Aufgaben übernehmen müssten, die für die Sicherheit Ihrer Daten und den Betrieb Ihrer Server erforderlich sind.
Unabhängig davon, ob Ihre derzeitige Datenspeicherung vor Ort ausreichend erscheint oder ob Sie sich einfach nicht die Zeit genommen haben, über Cloud-Speicherung nachzudenken, ist eine Überprüfung dieser Vorteile und Nachteile ein guter Ausgangspunkt.
1. Erhöhte Produktivität
Die Cloud ermöglicht es mit jedermann zusammenarbeiten. Bei vorhandener Office Integration können Dokumente sogar in der Plattform selber bearbeitet werden. Die Cloud erlaubt das einfache Verschicken / Empfangen von grossen Dateien über passwortgeschützte Links. Somit können riesen Fotoalben, Filme oder wichtige Dokumente sicher verschickt werden oder der Kunde kann aufgefordert werden Daten hochzuladen. Zudem sind Daten automatisch auf jedem Endgerät verfügbar welches über einen Browser verfügt. Egal ob im Büro oder beim Kunden, die Daten welche auf dem Desktop gespeichert sind, wandern immer mit. Man hat also Zugriff von jedem Gerät aus: iPad, iPhone oder Android. Die Daten sind überall verfügbar.
2. Kosteneinsparungen
Der erste Vorteil ist der mögliche Kostenvorteil. Cloud Speicher ist im Allgemeinen erschwinglicher, da die Anbieter die Kosten für ihre Infrastruktur und des Unterhaltes der Speicher Server auf viele Unternehmen verteilen. Ein Unternehmen, dass nur für den Unterhalt des Cloud-Speichers zuständig ist, bewerkstelligt dies effizienter als wenn jede Firma ihren eigenen Speicher bereitstellen muss.
Wenn Sie Ihr Unternehmen in die Cloud verlagern, entfallen die Kosten für Hardware und Wartung. Das Wegfallen dieser Investitionsausgaben und der damit verbundenen Servicegehälter kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
3. Verbesserte Sicherheit
Sicherheit ist ein kritisches Thema und nicht jeder Cloud-Anbieter ist hier ebenbürdig. Vorallem bei der Privatsphäre gibt es grosse Mängel bei bestimmten Cloud Anbietern. Es ist nicht einfach eine sichere schweizer Dropbox Alternative zu finden. Besonders grosse Player (Dropbox, OneDrive, Apple) wurden schon mehrmals Opfer von Hacker da diese nicht serverseitig verschlüsselt sind. Diese Anbieter sind leider auch nicht DSGVO konform und können nur beschränkt empfohlen werden.
Daten in der Cloud können sicher mit passwortgeschützten Links über das Internet verschickt werden. Dies erlaubt den einfachen Austausch von Daten. Ein Szenario: Man bespricht mit einem Kunden ein Projekt und gibt diesem am Ende des Termines ein Passwort mit auf dem Weg. Nach einer Woche ist das Projekt fertig und man schickt dem Kunden den Link zu den Daten. Diese sind auf dem Server (am besten verschlüsselt) abgelegt und können nur mit dem Passwort entschüsselt werden.
Anstatt Hardware in Ihrem Büro zu haben, ist Cloud-Storage in einem Rechenzentrum untergebracht und bietet Sicherheit auf Unternehmensebene. Diese ist gegen Ausfälle geschützt und im besten Fall mit externen Backups gesichert.
Die automatische Dateiversionierung erlaubt es ausserdem das sichere Wiederherstellen von Automatische Sicherung und einfache Wiederherstellung verlorener Dateien
4. Mobilitätsmöglichkeiten
In der heutigen Welt der Konnektivität sind wir in der Lage, jederzeit und überall zu arbeiten. Während man am Flughafen wartet kann man trozdem arbeiten wie man es vom Desktop aus gewohnt ist. Bevor es Cloud-Speicher gab, war die Arbeit ausserhalb des Büros problematisch und zeitaufwändiger als nötig. Es gibt auch kein Durcheinander mehr mit verschiedenen Versionen.
Egal ob am Telefon, Tablet und Desktop-Computer – man muss sich nicht mehr darum kümmern, die Dateien jedesmal von Hand hinzuzufügen. Stattdessen wird die neueste Version Ihres Dokuments in der Cloud gespeichert und ist von jedem Ihrer Geräte aus leicht zugänglich.
5. Skalierbarer Dienst
Bei Cloud-Speicher zahlt man das was man nutzt. Fällt ein grosses Porojekt an, kann der Speicher einfach um das zehnfache skalliert werden. Sie können die über Cloud-Speicher-Anbieter verfügbaren Ressourcen anpassen und zahlen auf der Grundlage des benötigten Bedarfs.
Weitere Auskunft benötigt?
Sond.ch bietet ihnen eine sichere Cloud-Speicherlösung an oder entwickelt Speicherlösungen auf Wunsch. Z.B. für sehr grosse Dateien, Datei Upload mit langsamer, schlechter Internetverbindung oder online Speicherplatz für extrem viele kleine Dateien.